L'heure juste

PARTICIPATION NUMÉRIQUE

Quand le BAPE fait de la télé

Replaçons-nous avant l’avènement d’Internet. Le BAPE diffuse alors certaines de ses consultations publiques à la télévision communautaire ou à la télévision universitaire. Puis, autour des années 2000, le technicien en informatique Pierre Dufour, désormais conseiller et responsable des technologies de l’information, propose une méthode de diffusion sur le Web. Elle consiste à utiliser le site d’écoute de musique Winamp afin de capter et de transmettre l’audio des séances via une ligne téléphonique, le tout, gratuitement.

Par la suite, le BAPE installe des salles satellites équipées de caméras, de micros et de haut-parleurs dans des municipalités de différentes régions. Elles permettent aux intervenantes et intervenants d’interagir en direct avec les commissaires qui siègent dans une autre salle. Malgré tout, la présence physique reste la norme pour suivre les séances du BAPE et y prendre part.

Un gribouillis ingénieux

En mars 2020, la pandémie de la COVID-19 vient tout bouleverser. Le BAPE doit trouver une solution rapidement pour réaliser les mandats qui lui sont confiés en continuant d’offrir des séances publiques interactives.

L’équipe des technologies de l’information se tourne alors vers Microsoft Teams, déjà utilisé par l’organisation. Il faut toutefois adapter l’outil aux besoins des séances. En collaboration avec Raphael Sioui, technicien en informatique, Pierre Dufour esquisse à la main un schéma du système qu’il propose de mettre en place et celui-ci demeure une référence pour la diffusion en ligne jusqu’à tout récemment.

« Il est illisible, s’exclame Pierre Dufour. C’est drôle parce que ce plan ridicule est à la base de notre façon de faire. Il a servi de prémisse à tout ce qui a suivi. »

Depuis la création de ce gribouillis, l’équipe ne cesse d’affiner son approche afin d’améliorer l’expérience des personnes qui vivent les séances du BAPE à distance.

Quand il faut plonger!

Au courant de l’été de la même année, le BAPE diffuse sa toute première séance en ligne et en direct sur Microsoft Teams.

Pour Marie-Eve Gendron, adjointe administrative demandée en renfort, le baptême est intense. « J’ai reçu un appel un lundi après-midi pour apprendre la régie en urgence. Le lendemain matin, j’avais une formation express de 10 minutes, puis je me suis retrouvée à gérer une webdiffusion », raconte-t-elle.

Le passage au mode hybride ne se fait pas sans heurts. L’un des premiers défis à relever consiste à établir des protocoles clairs pour éviter les situations imprévues. « Au début, il y avait de tout, se souvient Marie-Eve. Un participant en bedaine, un autre dont le conjoint passait en arrière en sous-vêtements… » Désormais, des consignes strictes assurent le décorum des séances.

L’ajout de ce nouveau mode de participation donne également lieu à des moments insolites. Lors d’une audience sur le projet GNL Québec, un citoyen présente son mémoire en chantant et en s’accompagnant à la guitare, tandis qu’un autre diffuse des sons de baleines pendant une dizaine de minutes. Comme quoi la participation citoyenne peut être aussi sérieuse que créative.

S’il connaît des débuts épiques, le mode hybride se révèle rapidement efficace et s’impose comme un nouveau standard. Aujourd’hui, cette manière de faire facilite l’accès aux séances du BAPE, permet une participation citoyenne élargie et offre à certains experts invités, même internationaux, la possibilité de participer en direct.

Derrière l’écran : une organisation millimétrée

Organiser une séance hybride ne se limite pas à brancher une caméra et à partager un PowerPoint. Chaque intervenante et intervenant doit être bien cadré, audible et visible. C’est là qu’entrent en jeu les régisseurs, notamment Marie-Eve, Raphael et Karine Fortier, cartographe.

Avant chaque séance, les personnes qui participent à distance passent par une salle de test. On y vérifie leur connexion, leur son et leur image. « Certaines personnes arrivent mal cadrées, trop basses dans l’image ou avec un fond distrayant, explique Karine. On leur conseille alors de flouter leur arrière-plan ou de se placer devant une bibliothèque. »

En coulisses, ce que plusieurs appellent une « mini régie » coordonne les interventions. Pendant qu’un régisseur prépare les prochains intervenants et intervenantes, un autre gère l’affichage à l’écran. Cette coordination assure des transitions fluides et évite les temps morts.

Pour limiter les problèmes techniques, comme une connexion instable ou un micro défectueux, l’équipe peut, par exemple, désactiver la caméra pour privilégier la qualité de l’audio ou proposer un appel téléphonique. Il y a toujours des solutions!

Par ailleurs, un système de registre numérique permet de suivre en temps réel les citoyens et citoyennes qui souhaitent inervenir et de gérer efficacement leur ordre de passage. « Chaque séance repose sur une mécanique bien rodée, explique Raphael. On doit jongler avec les gens en salle, ceux en ligne et les ajustements techniques en direct. »

Un avenir prometteur

Les changements apportés récemment à nos séances en ligne ont facilité la gestion des intervenants, en plus de nous permettre de maximiser nos ressources. Cette nouvelle avenue offre par ailleurs des possibilités intéressantes, comme celle de tenir deux séances en simultané lorsque nécessaire. Cela dit, les pistes d’améliorations sont encore nombreuses! Pierre envisage déjà des solutions qui vont au-delà de Microsoft Teams. « L’idéal serait de développer une plateforme interne, plus adaptée aux besoins du BAPE », indique-t-il. Le BAPE pourrait par exemple avoir recours à l’intelligence artificielle ou à un système d’automatisation afin d’optimiser certains processus.

Grâce à son virage numérique, le BAPE est plus accessible que jamais. Où qu’ils soient au Québec, les citoyennes et citoyens peuvent suivre ses séances et y participer. Cela, grâce à une équipe dévouée, qui a su intégrer cette nouvelle responsabilité dans son quotidien et qui veille en coulisse à offrir une expérience fluide et à faire en sorte que chaque voix soit entendue. Et si certaines séances peuvent être mouvementées, une chose est sûre : la participation publique n’a jamais été aussi vivante!