L'heure juste

RAPPORT ANNUEL DE GESTION

La transparence en action

Savez-vous que tout ce que le BAPE affirme dans son rapport annuel de gestion doit être appuyé par une preuve? Et il y a beaucoup de choses à dire dans ce document de reddition de compte! En effet, celui-ci doit aborder une multitude de sujets (l’organisation, ses résultats relativement à son plan stratégique, à sa déclaration de services aux citoyennes et citoyens ainsi qu’à sa mission, les ressources humaines, financières et informationnelles utilisées, etc.). Dès lors, la récolte des renseignements demandés nécessite la mobilisation de plusieurs personnes. Chacune rédige une ou des parties du document et fournit les pièces justificatives de rigueur. Autant dire que l’exercice représente un défi de taille en matière de coordination et de vérification.

Un travail d’équipe bien orchestré

Depuis maintenant trois ans, Marie-Eve Gendron, adjointe administrative à la direction générale, orchestre la réalisation du RAG. Elle établit un échéancier détaillé, coordonne les différentes collaborations nécessaires, assure le suivi des multiples validations et envoie la version finale à l’Assemblée nationale.

La préparation du rapport s’échelonne sur plusieurs mois, soit de février à septembre, mais la collecte d’information se fait toute l’année. Dès la réception du gabarit officiel transmis par le Secrétariat du Conseil du trésor, Marie-Eve divise le document en sections qu’elle confie aux collègues concernés selon leur champ d’expertise. Toutes les directions du BAPE sont mises à contribution.

Parmi ses tâches, elle affectionne tout particulièrement l’élaboration de l’échéancier. «C’est ce que j’aime le plus. Je trouve ça stimulant à produire parce que ça implique un haut niveau de détail. Sans compter que je peux choisir moi-même les couleurs pour organiser le tout», lance-t-elle avec un sourire en coin. Derrière cette touche personnelle se cache une structure d’une grande rigueur, garante de la livraison dans les délais prescrits par le gouvernement d’un document complet et précis.

Un mot, une preuve!

Pour l’épauler, Marie-Eve peut compter sur l’aide précieuse de Joanie Sylvain, la responsable des ressources financières, matérielles et de la logistique. Sa contribution est essentielle: elle rédige la section financière du RAG et veille à ce que les données, les tableaux et les affirmations soient minutieusement exacts et accompagnés d'une pièce justificative. «Chaque phrase doit être prouvée par quelque chose, explique-t-elle. Les gens pensent parfois qu’un chiffre doit être justifié, mais pas le texte en soi. Au contraire, même un énoncé comme “nous avons reçu des commentaires positifs sur le sujet XYZ” doit être appuyé par une preuve.»

Prenons cet exemple: le BAPE inscrit dans son rapport qu’il sensibilise son personnel à l’importance de la langue française en produisant des capsules linguistiques qu’il diffuse dans son intranet. Les liens menant aux différentes publications attesteraient cette affirmation.

Joanie réalise un vrai travail d’enquête. Elle bâtit un système de classement précis, où chacun des paragraphes du RAG est associé à des preuves. Elle consacre plusieurs journées à valider les données, multiplie les suivis auprès de ses collègues et gère les ajustements de dernière minute. Ce souci du détail et cette quête d’exactitude sont, pour elle, la partie la plus satisfaisante du processus: «Valider le rapport, c’est quelque chose que j’adore faire!»

Son rôle ne s’arrête pas là. Joanie est également en première ligne à l'occasion de l’examen indépendant du document. Cette validation externe, menée par un organisme compétent, passe au crible les résultats, les indicateurs, les données et les explications présentés dans le RAG. Elle prépare alors un dossier complet destiné aux vérificateurs, assure la communication avec eux, répond à leurs questions et ajuste le texte au besoin. Le tout, dans des délais généralement très serrés.

Des efforts qui en valent la peine

Ce travail collectif qui s’échelonne sur une année est essentiel. Il permet aux parlementaires, mais aussi à la population d’avoir l’heure juste relativement à la gestion du BAPE. Le RAG rend compte des efforts fournis pour respecter les engagements annoncés et présente les résultats obtenus. Il met en lumière les défis relevés, les solutions privilégiées et la mobilisation constante de l’organisation pour servir l’intérêt public avec rigueur et transparence. Y sont par exemple détaillées les actions déployées afin d’augmenter la proportion de femmes qui participent aux consultations publiques du BAPE et d’améliorer l’expérience numérique citoyenne, les dossiers réalisés durant l’année et les dépenses par secteur d’activité pour remplir la mission confiée au Bureau. Bref, ce rapport vous offre une fenêtre sur le fonctionnement, les priorités et les valeurs de l’organisation. En ce sens, le RAG n’est pas seulement un bilan. Au fil du temps, il témoigne de l’histoire du BAPE et constitue une véritable mémoire institutionnelle. Il est aussi une boussole guidant les efforts futurs. Enfin, il fait de la transparence une responsabilité vivante, qui se réaffirme année après année.